Mit einer Musterverfahrensbeschreibung für typische kommunale Scan-Szenarien und einer „Schutzbedarfsanalyse" für kommunale Dokumente gibt der „Runde Tisch Rechtskonforme E-Akte" wichtige Hilfestellungen bei der alltagstauglichen und rechtskonformen Einführung elektronischer Akten in der Verwaltung.
Um den besonderen Herausforderungen bei der Anwendung der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelten Richtlinie zum ersetzenden Scannen – kurz TR-RESISCAN – auf kommunaler Ebene gerecht zu werden, haben kommunale Praktiker, öffentliche IT-Dienstleister, das Bundesministerium des Innern (BMI), Vertreter der Privatwirtschaft und der Justiz auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald einen „Runden Tisch Rechtskonforme E-Akte" gegründet. Dieser initiierte die Erarbeitung einer „Musterverfahrensbeschreibung" für typische kommunale Scan-Szenarien in einer Arbeitsgruppe von Vitako – Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.
Daneben erstellte eine Gruppe unter Leitung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) eine Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente. Das BSI begleitet den Prozess und betrachtet insbesondere die Entwicklung von Musterverfahrensbeschreibungen als wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Erhöhung der Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit beim ersetzenden Scannen.
Musterverfahrensbeschreibung und Schutzbedarfsanalyse: Ergebnisse des Runden Tisches Rechtskonforme E-Akte 